Com a qualsevol altra organització a la Fundació iBit ens trobàrem amb la necessitat d’una eina comunicativa, la qual ens facilitàs la comunicació, tant vertical com horitzontal entre tot el personal, i al mateix temps que fos una entrada única per tal d’accedir a tota la informació, els programaris i demés utilitats internes. Una de les premisses per tal de ser fidels als nostres objectius és que la solució fos basada en codi obert, i que posteriorment pogués ser exportada a les demés organitzacions de forma senzilla i bastant econòmica.
Després d’estudiar vàries possibilitats ens decantàrem per a una solució basada en Joomla per al portal d’Intranet, ja que ens oferia un elevat nombre d’extensions i baix cost de manteniment; i addicionalment un conjunt d’eines i utilitats externes, les quals s’integren amb el portal mitjançant un usuari únic, basat en LDAP o en sincronització de contrasenyes. Aquesta solució, de ràpida implementació, i de baix cost, permet una gran modularitat i escalabilitat per tal de afegir o modificar aplicacions.
Així, a la intranet s’integren eines basades en Joomla i les seves extensions, com les notícies (per a la comunicació interna), una Wiki, les FAQs (principals dubtes i procediments interns, els quals afavoreixen la cerca i solució d’incidències per part dels empleats), informació sobre la plantilla de l’iBit, i tot allò que necessitam saber dels companys (basat en el component de Community Builder per a Joomla), calendaris, i fins i tot un twitter intern per tal d’informar-nos constantment del què feim.
Però com que cada aplicació té les seves funcionalitats i punts forts, s’han integrat altres eines, mitjançant els programaris lliures més oportuns per a les necessitats. Així, es disposa d’un Gestor Documental basat en Alfresco, amb tota una estructura documental per darrere estudiada i acordada; un gestor de contactes i empreses basat en SugarCRM; una aplicació interna per a la informació administrativa del personal; accés a tot l’històric de dades; accés a la informació multimèdia, i altres solucions que es van integrant segons necessitats.
Comentar-les totes és complicat, ja que cada una té les seves particularitats, i per tant en futurs posts anirem comentant cada solució per separat. Per ara, simplement avançar-vos que en breu s’alliberarà gran part d’aquesta feina feta dins del projecte Associacions en Xarxa, finançat pel Plan Avanza, de manera que totes les organitzacions que ho necessiteu podreu aprofitar-vos d’aquesta feina feta i que, lògicament, vos avisarem tan aviat estigui en funcionament.
Com sempre, esperam els vostres comentaris.
...
L’oficina virtual ha tengut una bona evolució. A finals de l’any 2008 vaig explicar la meva experiència com a usuària a la conferència “Treball en Xarxa” al Seminari d’Innovació i Formació GESTINN (http://www.ibit.org/home/difusion/ver.php?idioma=ca&id=1989). En aquesta presentació (http://www.ibit.org/dades/doc/1990_ca.pdf), antiga, a partir de la pàgina 32 podeu veure com era l’oficina en aquell temps.
Més recentment, a l’Abril d’enguany, en Pep Toni Serrano va presentar l’oficina virtual al Joomla Day (http://www.ibit.org/home/difusion/ver.php?idioma=ca&id=2713). En aquesta presentació podeu veure una versió molt més actual (http://www.ibit.org/dades/doc/2714_ca.pdf) i apreciar la gran evolució de l’oficina virtual.
Com a usuària puc dir que és un bon lloc on anar a buscar la informació que necessitam pel dia a dia de la nostra feina i un lloc per guardar aquella experiència que necessitam compartir amb els nostres companys de feina.
Des d’un altre punt de vista com a usuari de l’oficina virtual, aquesta eina ens permet als treballadors de la Fundació: emmagatzemar, guardar informació sobre la Fundació; comunicar, un punt de trobada on dirigir informació a la resta de treballadors o un lloc de divulgació sobre els diferents aspectes de l’organització; i gestionar, integrar diferents aplicacions (gestió documental, gestió de contactes) que permeti la col·laboració i gestió del coneixement.
Quan en un futur aquesta eina sigui alliberada en el web (en construcció) del projecte Associacions en Xarxa, pot ser una oportunitat per a qualsevol tipus d’entitat (ja sigui associació, PIME, fundació) que tengui la necessitat d’una Intranet lliure, per a que la pugui descarregar i incorporar-la a la seva organització.
Un vegada que has començat a fer feina amb una intranet ben estructurada com la nostra, costa entendre com es podia treballar abans. Realment és imprescindible tenir accessibles coses bàsiques com el gestor documental, el correu, o les faq’s, sobretot pel teletreball.
[...] l’èxit dels projectes en que es treballa alhora que desenvolupa instruments com l’oficina virtual que permeten millorar els processos de l’organització en base a les noves [...]
[...] punts forts de l’Alfresco, ja que ens ha permès integrar el gestor documental amb l’Oficina Virtual, o amb altres aplicacions dispars com el gestor de projectes basat en PMBOK (programat en Java) o [...]
[...] una única credencial d’usuari. A més, tots aquests serveis es poden accedir des de l’Oficina Virtual de la que ja hem xerrat al [...]
[...] seu dia a dia. No només en els seus desenvolupaments i projectes (més, més i més) o en el seu funcionament intern (més i més), sinó també perquè pensam que el programari lliure implica una oportunitat [...]
[...] disposem d’una agenda centralitzada accessible via l’Oficina Virtual de la que ja hem xerrat en anteriors posts. Cada treballador gestiona els seu contactes però a la [...]
[...] disposem d’una agenda centralitzada accessible via l’Oficina Virtual de la que ja hem xerrat en anteriors posts. Cada treballador gestiona els seu contactes però a la [...]
[...] fa estona que es cou. No en va des de que es van posar en funcionament eines com el blog intern de l’Oficina Virtual (únicament pels treballadors) hem anat compartint experiències i coneixent entre departaments i [...]