L’Administració Electrònica a l’Ajuntament de Manacor.

L’Ajuntament de Manacor ha executat durant l’any 2010 un ambiciós projecte d’administració electrònica que s’ha finançat via fons estatals provinents del Pla E. Aquest projecte ha suposat una inversió aproximada de 142.000€ i ha permès al consistori assentar jurídica, organitzativa i tècnicament les bases que han de permetre començar a oferir al ciutadà serveis telemàtics de qualitat i complir amb el dictat a la L.11/2007. L’Oficina Tècnica de la Fundació iBit, via l’encomana de gestió que signà amb aquest consistori ha desenvolupat la redacció dels plecs del procés de licitació, fet la valoració tècnica de propostes presentades al concurs, acompanyat i assessorat a l’ajuntament en temes tècnics, jurídics i organitzatius durant tot  el projecte i certificat els resultats obtinguts. El projecte va ser adjudicat el 5 de Maig de 2010 i finalitzà administrativament el passat 30 de Novembre.

Alguns dels resultats més destacats assolits amb aquest projecte es resumeixen a continuació:

  • Desenvolupament de l’ordenança municipal que regula el funcionament de l’administració electrònica al consistori. Aquesta ordenança està basada en la redacció genèrica proporcionada de l’Oficina Tècnica de la Fundació iBit i ha sigut adaptada a la realitat del consistori. Regula el funcionament de la seu electrònica, el registre telemàtic, la gestió interna dels expedients, el procés de notificació… .
  • Organització interna per tal de poder oferir serveis eficients als ciutadans. S’ha identificat clarament l’organigrama, els responsables i les seves competències i responsabilitats en el procés d’instrucció d’expedients de procediments administratius.
  • Plataforma tecnològica basada en el Kit ANIBAL. S’han reaprofitat i implantat les eines tecnològiques del Kit ANIBAL, necessàries per poder oferir serveis als ciutadans per mitjanç telemàtics amb les mateixes garanties que pel canal tradicional. S’ha creat una intranet basada en el gestor de continguts liferay que agrupa totes les eines que poden fer servir els empleats públics. A més s’ha habilitat la integració del catàleg de procediments amb la web actual per permetre l’inici de procediments pel canal telemàtic.
  • Serveis als ciutadans i als gestors interns.
    • Contractació. S’ha implantat el procés de contractació per que els gestors interns puguin operar de forma òptima i a més s’ha posat a disposició de les empreses un procediment per sol.licitar la recepció de les notificacions pel canal telemàtic.
    • Responsabilitat patrimonial. S’ha implantat aquest procediment per que pugi ser operat pels gestors interns i a sol.licitat pels ciutadans pel canal telemàtic.
    • Gestió de la Instància General. S’ha habilitat la possibilitat que els ciutadans pugin fer peticions genèriques a l’ajuntament i que aquestes arribin al departament que pertoqui.
    • Matriculació a l’escola de Mallorquí. S’ha habilitat la possibilitat de que els ciutadans pugin apuntar-se als cursos del’escla de mallorquí-

Algunes de les lliçons que hem après amb aquest projecte es resumeixen de forma molt senzilla als següents punts:

  • Implicació i procés transversal. L’administració electrònica no és [només] un tema tecnològic. La implantació efectiva de l’administració electrònica només es possible si s’enten com un procés horitzontal que involucra a tota l’organització, és impulsat políticament i coordinat pels alts càrrecs i responsables de cada departament.
  • La primera passa es normar. El primer que cal fer és definir exactament com ha de funcionar l’entitat envers al nou escenari telemàtic. Una plataforma tecnològica no té cap servei si no hi ha una base normativa que en garanteixi jurídicament tots i cadascun dels casos d’ús que proporciona.
  • Primer organitzar i optimitzar, llavors exposar. És preferible començar per organitzar internament la entitat, definir completament el catàleg de serveis i optimitzar la gestió dels expedients que començar per oferir serveis al ciutadà. Digitalitzar una administració obsoleta no produeix una administració moderna.
  • Formar i informar. És imprescindible que els empleats públics estiguin formats en les noves tecnologies i metodologies de feina i que els ciutadans estiguin al corrent de tot el que es cou en temes d’administració electrònica. L’administració electrònica només és possible en un entorn de plena confiança.
  • L’éxit i la complexitat està en la interoperabilitat. El 70% de l’esforç d’un projecte d’administració electrònica es centra en intentar interoperar amb d’altres administracions amb graus de maduresa heterogenis. Si no hi ha interoperabilitat no hi ha administració electrònica.

En tot cas aquest projecte ha permès implantar les bases de l’administració electrònica a l’Ajuntametn de Manacor, però el camí just s’ha iniciat, quedant molts d’aspectes per resoldre com per exemple la implantació efectiva del catàleg de procediments, la gestió eficient de la signatura electrònica als procediments administratius, la signatura electrònica de documents en bloc, la custodia de documents a llarg plaç… . És un procés llarg i complexe que només es pot d’atacar amb una estratègia de coordinació entre administracions i reaprofitament tècnic i intel.lectual.

Share

1 comment to L’Administració Electrònica a l’Ajuntament de Manacor.