Procediments en la gestió de projectes: punt de partida de la innovació administrativa

Des de fa uns anys, a la Fundació iBit esteim vivint una etapa de canvis que tenen com a objectiu final aconseguir una gestió més eficaç i eficient de la innovació.

Un d’aquests canvis és la introducció d’un manual de procediments en la gestió de projectes. El punt de partida va ser el projecte OpenKm, duit a terme gràcies a l’ajuda concedida pel Ministerio de Industria, Turismo y Comercio i per la Direcció General de Tecnologies de la Informació i Comunicacions de la Conselleria d’Innovació, Interior i Justícia del Govern de les Illes Balears, en el marc del Plan Avanza 2006-2010.

El manual de gestió de projectes, basat en la metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), ha estat elaborat per part d’un equip multidisciplinar de la Fundació i es troba en un continu procés d’actualització en el qual pot participar qualsevol treballador de l’entitat. No tendria sentit que el manual es tanqués de forma definitiva perquè acabaria convertint-se en una guia obsoleta que ningú utilitzaria. No obstant això, no convendria realitzar assíduament canvis importants en el contingut, ja que s’alteria l’estructura i el sentit general del document, es convertiria en font de confusió i acabaria deixant de ser útil. El manual ha de tenir un cert grau d’estabilitat per a què sigui eficient.

A la guia de procediments de gestió de projectes de la Fundació iBit es detallen quins són els passos que s’han de seguir per a desenvolupar un projecte des del punt de vista de la seva gestió, des de que un treballador té una idea d’allò que vol fer fins que el projecte s’ha desenvolupat completament. Aquest procés consta de les següents etapes: proposta, inici de projecte, planificació, execució, seguiment i control, i tancament del projecte. Per cada una d’aquestes etapes s’explica com s’ha de procedir, on s’han de guardar els documents que es van generant i amb quina denominació.

Els avantatges de tenir implantat un sistema de gestió de projectes són els següents:

  • Documentació del que s’està fent.
  • Disponibilitat d’informació del que s’ha fet.
  • Augment de la informació i la comunicació entre els treballadors.
  • Corresponsabilitat interdepartamental.
  • Disminució de la possibilitat d’aparició de problemes en el futur.
  • Disminució de l’impacte dels possibles riscos del projecte.
  • Augment de l’eficàcia en general en la gestió del projecte.

Un centre d’innovació ha de donar exemple en la introducció d’innovacions dins la seva pròpia entitat. Això és el que pretenem amb la incorporació d’aquesta nova metodologia de gestió de projectes dins els processos interns de la Fundació iBit. Personalment, crec que tota novetat implica incertesa, inseguretat, rebuig… quan s’està introduïnt, especialment si es tracta d’una innovació de processos com és el cas. No obstant això, amb el temps els avantatges sempre acaben imposant-se sobre els inconvenients. El que està clar és que amb una mica d’esforç per part de tothom podem arribar a rompre la resistència al canvi i aconseguir resultats importants. En conclusió, recomanaria la implantació d’un manual de procediments de gestió de projectes a totes les entitats que treballen de manera projectitzada.

Share

Comentaris tancats.